入社3年目ともなれば、通常の会議の他にWeb会議など、様々な会議に参加する機会も増えるのではないでしょうか。
また、中堅社員として会議のまとめ役を任されることもあります。
次期リーダーとして活躍するためには、会議でも司会進行ができるようになっておくことがおすすめです。
本記事では、Web会議の際に知っておきたい円滑な会議の進め方などをご紹介します。
・入社3年目の役割!Web会議でもまとめ役になるかも
・Web会議の準備は何が必要?
・Web会議を円滑に進めるためのコツ
会社によって異なりますが、入社3年目以降はまとめ役を任されることが多いです。
一般的に、入社3年目以降は中堅社員と呼ばれ、自分である程度仕事をこなせると見なされます。
新人の頃とは役割も異なり、後輩の育成や上司との架け橋になるような仕事が多いため、
Web会議では上司から司会などまとめ役の仕事を任される可能性があります。
その時に備えて、滞りなく会議を進められるように準備しておくのがおすすめです。
ここでは、Web会議を円滑に進めるための具体的な準備方法をご紹介します。
事前に必ず接続テストしておく
Web会議で使うツールは、事前に必ず接続テストを行いましょう。
ソフトやパソコンのバージョンによっては、上手く接続できない場合があるからです。
会議が始まってからバージョンの更新をすると、相手を待たせてしまいます。
事前に使い方や接続に問題はないか、音声は聞こえているかなどの確認をしましょう。
議題を前日までに共有しておく
会議の参加者とは、事前に議題を共有しておくことで円滑になります。
また必要な資料がある場合は添付します。
資料は「事前に目を通して欲しいもの」なのか、「参考資料」なのか明確にしておくことも必要です。
議題を事前に共有することで、スムーズに会議を始められます。
紙とペンも用意しておく
Web会議は録音することも可能ですが、後から見直すのが手間な場合も多いです。
そのため通常の会議と同様、大事なところをすぐにメモできるように、紙とペンを用意しておきましょう。
会議の目的やルール、ゴールを設定する
目的とゴールだけでなく、可能であればルールも定めておきましょう。
このルールは、会議をスムーズに進めるための約束事です。
・相手の意見を途中で遮らない
・質問は適宜チャット機能などを使う
・意見の違いが合っても頭から否定しない
など、Web会議の種類や参加者によってルールを定めることで、安心できる会議の場が作れます。
Web会議を円滑に進めるために、以下のようなコツを覚えておきましょう。
タイムキープを行う
いつ終わるか分からない会議は、誰にとっても苦痛です。
会議が盛り上がっているならともかく、定例会議などは1〜2時間程度と時間を区切って行いましょう。
終了時間にしっかり会議を終わらせるために、タイムキーパーの担当者を決めておくのもおすすめです。
オンラインホワイトボードを活用する
Web会議ツールの中には、ホワイトボード機能が備わっているツールもあります。
音声だけでは分かりづらい部分も、文字で確認できるので分かりやすくなります。
「チャット」機能はON状態にする
多くのWeb会議ツールには、チャット機能がついています。
可能なら常にチャット機能はON状態にしておきましょう。
また、チャット機能を使うことで以下のことが可能です。
・質問をチャットで投稿する
・複数名で発表する場合、話者とは別の人がチャットで補佐を行う
・URLなどの情報をチャットで共有する
チャット機能を使うことで、より効率的に会議を進めることが可能です。
雑音が入る時は司会者がミュートにする
参加者の環境によっては、会議中に雑音が入ってしまう場合があります。
そんな時は司会者がいったん強制的にミュートにするのが円滑に会議を進めるコツです。
参加者本人は気づいていないこともあるので、チャット機能などを使い知らせてあげることがおすすめです。
環境が整ったら再接続してもらいましょう。
事前準備をしっかりしておこう
初めてWeb会議の司会進行を任されると緊張してしまう人もいるかと思います。
しかし、事前準備とコツさえ知っておけば普通の会議と何ら違いはありません。
むしろ効果的に使うことで時間を節約できますので、積極的に利用しましょう。
また、中堅社員となりキャリアアップを考えている方は、キャリアアドバイザーが無料で相談をお受けしているベルキャリエールにご相談下さい。